Życiorys w tabelce – wypełnianie formularzy aplikacyjnych

Jak przejść przez rekrutację i zdobyć wymarzoną pracę? Pierwszy krok to dobrze przygotowane CV. Kolejne - konsekwencja w poszukiwaniu ofert, wybór stanowisk odpowiadających kwalifikacjom oraz list motywacyjny dopasowany do konkretnej firmy. Coraz częściej się zdarza, że w ofercie pracy, zamiast adresu, pojawia się link do formularza aplikacyjnego. Jak go wypełnić, żeby zwrócić uwagę pracodawcy?

Formularz aplikacyjny to nowa, ale coraz popularniejsza forma zbierania informacji o kandydatach. Korzystają z niej zwłaszcza duże firmy, które otrzymują wiele dokumentów aplikacyjnych i nie są w stanie wszystkich dokładnie przeanalizować. Ponadto każdy kandydat przygotowuje je inaczej i kładzie nacisk na inne kompetencje. Jednolity formularz pozwala łatwo porównać aplikacje i umożliwia dokonanie pierwszej selekcji dzięki specjalnemu programowi.

Podobne formularze jak do firm można znaleźć na portalach rekrutacyjnych i stronach doradców zawodowych. Wypełnienie ich zwiększa szanse na znalezienie pracy, gdyż pracodawcy mogą przeglądać dane kandydata i sami się z nim skontaktować. W tych formularzach można dodatkowo określić, co interesuje kandydata i wyrazić chęć otrzymywania najświeższych ofert pracy na adres e-mail.

Liczy się każde słowo

Pytania umieszczone w formularzu skonstruowane są tak, żeby uzyskać od kandydatów informacje najbardziej interesujące pracodawcę. Warto więc dobrze zastanowić się nad odpowiedziami, nawet jeśli niektóre pytania wydają się błahe lub nieistotne.
W pierwszej części formularza zwykle znajduje się instrukcja, która zawiera cenne wskazówki. Może się zdarzyć, że pracodawca wymaga dołączenia zdjęcia lub CV. Warto je mieć pod ręką, zwłaszcza że w formularzach bywa określony limit czasu, po upływie którego możliwość wypełnienia aplikacji wygasa i wtedy wszystko trzeba zaczynać od początku.

Jakie pytania?

W formularzach aplikacyjnych pojawiają się dwa typy pytań: zamknięte i otwarte. W pytaniach zamkniętych kandydat musi zaznaczyć jedną z odpowiedzi. Zwykle dotyczą znajomości języków obcych lub innych kwalifikacji. Pytania otwarte mogą służyć do określenia celów zawodowych kandydata lub sprawdzać predyspozycje do pracy na danym stanowisku (np. umiejętności pracy w grupie lub zdolności negocjacyjne).

Czasem pojawiają się pytania niezwiązane z pracą, np. o to, co kandydat uważa za swój największy sukces (niekoniecznie na polu zawodowym) lub o najgorszą wadę. Pomaga one lepiej poznać kandydata, określić, co uznaje za ważne i jaki ma do siebie stosunek. Ta wiedza pozwala ocenić, czy będzie pasował do zespołu i realizował cele firmy.

Skrupulatnie i twórczo

Pracodawcy najczęściej wymieniali dwa błędy pojawiające się w formularzach aplikacyjnych: brak odpowiedzi na pytania oraz szablonowość odpowiedzi. Warto wziąć to do serca. Należy precyzyjnie odpowiadać na każde pytanie. Nawet jeśli kandydat uważa, że jakaś kwestia go nie dotyczy, lepiej przedstawić swoje stanowisko niż zostawić puste pole.
Formularz wymusza pewien porządek. To pracodawca decyduje, jakie informacje chce uzyskać i w jakiej kolejności. Kandydat ma wpływ na treść odpowiedzi, warto je więc zawczasu przemyśleć i postarać się, by wyróżniały się na tle innych.

Pracodawcy cenią kandydatów, którzy potrafią jasno i precyzyjnie formułować myśli i ustalać hierarchię ważności przekazywanych treści. Wypowiedzi nie powinny być zbyt długie ani bardzo krótkie (zwykle podana jest orientacyjna liczba znaków).

Tylko prawda

Pytania zamknięte, zwłaszcza dotyczące znajomości języka obcego bądź programów komputerowych, najczęściej kuszą, żeby zaznaczyć odpowiedź, która nie do końca jest zgodno z prawdą.
Należy mieć świadomość, że formularz aplikacyjny to taki dokument jak życiorys. Pracodawca ma prawo oczekiwać, że wszelkie dane są zgodne ze stanem faktycznym. Tłumaczenia, że kandydat kliknął w złą rubrykę lub nie zdążył zmienić zaznaczenia, nikogo nie interesują.

W formularzach aplikacyjnych dość rzadko pojawia się pytanie o sprawność kandydata. O posiadanym orzeczeniu o niepełnosprawności można wspomnieć w miejscu, w którym pracodawca prosi o kilka słów od siebie lub o dodatkowe informacje, nieuwzględnione w formularzu.

Informację o niepełnosprawności można też umieścić w odpowiedziach na pytania otwarte. Można ją zaprezentować jako swego rodzaju atut, np. mimo niepełnosprawności kandydat dobrze sobie radzi w sytuacjach stresowych lub swobodnie czuje się w grupie.
Uzupełnienie formularza aplikacyjnego jest zdaniem wielu kandydatów łatwiejsze niż pisanie CV i listu motywacyjnego. Nie trzeba się zastanawiać, jakie podać informacje, a o czym nie pisać. Pracodawca sam podpowiada, co go interesuje.

Czasem jednak pojawiają się trudności. Aplikacja wymaga dyscypliny, dobrego przygotowania oraz umiejętności precyzyjnego formułowania myśli. Można to wyćwiczyć i spokojnie czekać na sukces.

Pięć kroków do sukcesu

1. ODPOWIADAJ NA KAŻDE PYTANIE. Jeśli w formularzu aplikacyjnym znajduje się jakieś pytanie, to oznacza, że jest ono ważne i nie pojawiło się przypadkiem. Nawet jeśli wydaje się, że odpowiedź jest zbędna, nie powinniśmy jej opuszczać, gdyż niepełna aplikacja może zostać odrzucona. Aplikacja z pustymi rubrykami może wzbudzać wątpliwości rekruterów. Brak odpowiedzi może oznaczać, że kandydat chce coś ukryć albo że nie zależy mu na pracy. Obie możliwości nie wróżą nic dobrego.

2. PISZ PRAWDĘ. W wielu formularzach pracodawcy zamieszczają narzędzia, które pozwalają wybrać odpowiedź z listy. Np. przy pytaniu o stopień znajomości języka angielskiego nie ma miejsca na wpisanie odpowiedzi, lecz trzeba wybrać jedną z opcji. Wpisanie fałszywej odpowiedzi nikomu nie pomoże - prędzej czy później kłamstwo wyjdzie na jaw.

3. PISZ NA TEMAT. Jeśli w formularzu znajduje się pytanie o trzy porażki, jakie poniosło się w życiu, to należy spełnić życzenie pracodawcy i odpowiedzieć na pytanie. Nie można opisać jednej porażki i - w tej samej rubryce - przejść do opisania sukcesów. Nie zyska to uznania w oczach rekruterów i zostanie potraktowane jako wymigiwanie się od odpowiedzi.

4. TRZYMAJ SIĘ POLECEŃ. Rekruterzy świadomie określają długość odpowiedzi na poszczególne pytania. Niezależnie, czy jest to 200 czy 1800 znaków - warto zastosować się do wymagań. Zbyt krótkie odpowiedzi mogą oznaczać, że kandydat nie ma nic ciekawego do napisania. Zbyt długie pokazują, że nie potrafi ustalić hierarchii ważności informacji albo nie umie zwięźle formułować myśli.

5. PRZYGOTUJ SIĘ. Zdarza się, że rekruterzy ustalają czas na wypełnienie aplikacji. Przed rozpoczęciem wypełniania warto więc się przygotować: przypomnieć daty rozpoczęcia i zakończenia kolejnych etapów edukacji, wszystkie dotychczasowe miejsca pracy, mieć CV oraz zdjęcie w formie elektronicznej, gdyż w formularzu może pojawić się prośba o ich dołączenie.

***

Artykuł powstał w ramach projektu "Integracja - Praca. Wydawnicza kampania informacyjno-promocyjna"
współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich.