ABC Dostępności: P jak PDF dostępny

08.11.2021

Autor: Tomasz Przybyszewski, ekspert: Jakub Dębski, projektant dostępności i inclusive design, fot. pexels.com

mężczyzna w ciemnych okularach siedzi i czyta brajlem przed nim komputer obok drugie stanowisko w tle półki z kiążkami

PDF od lat jest powszechnie stosowanym formatem. Na stronach internetowych pełno jest zapisanych w ten sposób pism, załączników, regulaminów, raportów, czasopism, książek itp. Mało kto myśli jednak o tym, jak ten format może być kłopotliwy dla odbiorców, zwłaszcza z niepełnosprawnością. Dlaczego tak jest i jak przeciwdziałać wykluczeniu, tłumaczymy w kolejnym odcinku cyklu „ABC Dostępności”.

Dla kogo jest PDF dostępny?

Standardowe w cyklu „ABC Dostępności” pytanie w przypadku dostępnych PDF-ów brzmi wieloznacznie. Wiadomo bowiem, że PDF-y są dość powszechną formą przekazywania informacji i teoretycznie korzystać z nich mogą wszyscy. Pytanie powinno więc brzmieć: komu służą PDF-y przygotowane zgodnie z zasadami dostępności cyfrowej? Odpowiedź także brzmi: wszystkim. Wiele rozwiązań, które czynią PDF w pełni dostępnym cyfrowo, przekłada się bowiem na komfort każdego użytkownika.

Powszechnie znane są (niestety) skany dokumentów, z których trudno coś odczytać nawet osobie o sokolim wzroku. Nie da się w nich automatycznie znaleźć interesującego nas słowa, ponieważ program ich nie rozpoznaje. To jedynie tzw. mapa bitowa, czyli w dużym skrócie: obraz, zdjęcie. Takie PDF-y to skrajne przypadki braku dostępności.

Dostępność PDF-ów ma jednak różne poziomy. Zdesperowany widzący użytkownik rozszyfruje zapisy nawet najpodlejszego skanu. Ale raczej na dużym ekranie komputera stacjonarnego lub laptopa. Na smartfonie może to być ponad jego siły. Z różnymi mało czytelnymi lub trudno zrozumiałymi PDF-ami duże problemy będą miały osoby słabowidzące, a także użytkownicy z dysleksją, ograniczeniami poznawczymi, niepełnosprawnością intelektualną itd. Z kolei skany dokumentów, których treści nie rozpozna tzw. screen reader, czyli czytnik ekranu używany przez osoby niewidome, będą dla tych użytkowników całkowicie nieprzydatne.

Gdzie powinno się stosować PDF dostępny?

PDF to format pliku stworzony po to, by zachować oryginalny układ wizualny, czyli by nic się nie „porozjeżdżało” bez względu na to, jakiego programu, przeglądarki czy urządzenia używa się do jego odczytania. Ta jego cecha wpłynęła na popularność tego formatu i rozpowszechnienie wśród użytkowników.

To jednak wcale nie znaczy, że powinno się go wszędzie stosować. Mało tego, stosować powinno się go tylko wtedy, gdy informacji nie da się przekazać innym sposobem, np. bezpośrednio na stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej. Skoro zaś wykorzystywany jest PDF, powinien być on dostępny dla wszystkich.

Zgodnie z Ustawą o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, jeśli podmiot publiczny zamieszcza dokument (jakikolwiek, choć z niewielkimi wyjątkami, np. mapami) w serwisie internetowym, to ten dokument musi być dostępny cyfrowo, czyli zgodny z wytycznymi WCAG 2.1, wyszczególnionymi w załączniku do ustawy. Czyli jeśli ktoś np. w urzędzie podejmie decyzję o zamieszczeniu informacji w formacie PDF, to ten plik także musi być dostępny.

Jak powinien wyglądać PDF dostępny?

To PDF zgodny ze standardami dostępności cyfrowej, czyli:

WCAG, czyli międzynarodowymi wytycznymi dostępności treści internetowych, które część kryteriów odnoszą także do PDF-ów,
a także PDF/UA (ang. PDF/Universal Accessibility, formalnie jest to norma ISO 14289), czyli standardem przeznaczonym wyłącznie dla tego rodzaju plików.

Warto podkreślić: PDF jest dostępny dlatego, że:

ktoś prawidłowo pod kątem dostępności przygotował plik źródłowy i przetworzył go na format PDF
lub plik w formacie PDF przetworzył używając odpowiedniego oprogramowania.

Samo z siebie nic się nie dzieje, ktoś musiał świadomie wykonać odpowiednie czynności. Te czynności to np.:

zadbanie o odpowiednią strukturę logiczną treści, ułatwiającą nawigację, czyli nadanie tytułu, śródtytułów (tj. nagłówków), wypunktowań itp.,
odpowiednie opisanie elementów nietekstowych, czyli dodawanie tekstów alternatywnych (tzw. altów) do zdjęć, infografik, wykresów itp.

Tego rodzaju funkcje są osadzone w edytorach tekstu (jak Word, Writer itp.), a także programach służących do projektowania, składania i przygotowywania do druku różnego rodzaju materiałów (jak InDesign). Cała tajemnica polega na tym, by... używać tych funkcji zgodnie z przeznaczeniem. Dzięki temu powstały później PDF będzie dostępny i najprawdopodobniej nie będą potrzebne żadne dodatkowe działania lub będzie ich niewiele.

Te działania polegają z grubsza na nadaniu elementom wizualnym „znaczenia cyfrowego”. Nie zawsze bowiem to, co widzimy, jest tak samo interpretowane przez programy komputerowe. To szczególnie ważne w bardziej złożonych dokumentach: gazetach, folderach, raportach itp., w których nacisk jest kładziony na warstwę wizualną. Jeśli ktoś nie zadbał o dostępność już na etapie składu, trzeba to później „nadrobić”, a więc m.in.:

prawidłowo oznakować ten dokument, by było np. jasne, co jest tekstem, co nagłówkiem, co listą, co zdjęciem itp.,
ustalić kolejność odczytywania treści i jej logikę.

Może to zająć sporo czasu, a więc także... kosztować. O wiele taniej jest zacząć dbać o dostępność już na etapie tworzenia szaty graficznej i kontynuować ten proces podczas składania publikacji.

PDF dostępny. Jakich błędów nie popełnić?

Przede wszystkim błędem jest tworzenie plików PDF, które w ogóle nie powinny być zapisane w tym formacie. Błąd ten wynika np. z przekonania części urzędów, że dokument musi być na stronie opublikowany z pieczątką i podpisami. Tymczasem – z nielicznymi wyjątkami – sama publikacja dokumentu w Biuletynie Informacji Publicznej jest wystarczającym potwierdzeniem jego wagi.

Jak wspomnieliśmy wyżej, edytor tekstu (np. Word, Writer) ma wbudowane narzędzia, które należy stosować (np. style, wylistowania). Używanie zamiast nich własnych wyróżnień (np. myślnika zamiast punktora lub pogrubienia śródtytułu zamiast nagłówka) jest błędem. Te elementy będą jedynie w warstwie wizualnej, nie będą „zakodowane” w dokumencie, przez to nie poradzą sobie z nimi choćby wspomniane screen readery używane przez osoby niewidome.

Niektóre błędy są spójne z tymi, które popełniane są na stronach internetowych. To np. brak opisów alternatywnych zdjęć i grafik czy stosowanie zbyt małego kontrastu tekstu do tła.

Bywa, że pierwotny dokument w formacie PDF jest przygotowany w sposób dostępny. Problemy pojawiają się jednak później, ponieważ zostaje wydrukowany, a następnie zeskanowany z powrotem do PDF-a. Niweczy to cały pierwotny wysiłek.

Ile kosztuje PDF dostępny?

Nic. O ile są to standardowe dokumenty, a podczas ich tworzenia zachowywane były zasady dostępności, których przykłady wymieniliśmy powyżej.

Niektóre instytucje decydują się na stworzenie szablonu dokumentów, którego umiejętne stosowanie przez jakiegokolwiek pracownika gwarantuje dostępność. Kosztem jest wówczas jedynie stworzenie szablonu, choć zazwyczaj warto także zainwestować w szkolenie pracowników. Dodajmy: dość krótkie szkolenie.

Nieco więcej pracy może być nad bardziej złożoną publikacją, choć to oczywiście zależy od tego, czy jej twórcy dochowywali zasad dostępności. Koszt trudno więc jednoznacznie określić, zwłaszcza że specjalistów z tego zakresu nie ma zbyt wielu.

Zastosowanie PDF-a dostępnego w praktyce

Publikacja „Dostępność serwisów internetowych. Dobre praktyki w projektowaniu serwisów internetowych dostępnych dla osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności” (plik PDF; 2,8 MB)

Magazyn „Integracja” nr 4/2021 (plik PDF; 7,88 MB)

PDF dostępny – ekspert radzi

Jakub Dębski, projektant dostępności i inclusive design

Format PDF powstał po to, by zachować spójny wygląd wizualny, niejako „zamknąć” sposób prezentacji czegoś tak, by w rosnącej liczbie urządzeń, programów, komputerów za każdym razem wyświetlało się to w jeden sposób. Było to istotne z różnych względów, np. związanych ze składem publikacji. Drukarnie pracowały na swoich programach, autorzy na swoich, a tutaj chodziło tak naprawdę o milimetry, które miały wpływ przy ostatecznym wydruku czy tym, jak ta publikacja będzie wyglądała. Potem okazało się, że jest to dość proste narzędzie do czegoś, co nam się wydawało archiwizowaniem. Pliki mogły bowiem „ważyć” stosunkowo niewiele, podstawowe oprogramowanie można było mieć bezpłatnie, a format PDF zaczął nagle współpracować z różnymi skanerami, drukarkami i innymi tego typu urządzeniami. Zrobił więc dość dużą karierę, niestety jednak te archiwa są trochę jak za Gutenberga. To po prostu zeskanowany papier z nadrukiem, elektronicznym odwzorowaniem, co tylko pozornie jest objawem nowoczesności, informatyzacji, cyfryzacji. Rozumiane w ten sposób PDF-y służą więc głównie osobom widzącym i dziś często stosowane są jedynie z przyzwyczajenia, a czasem też z błędnego przekonania, że jak coś jest w PDF-ie, to jest to lepiej zabezpieczone lub ważne, a jak jest w Wordzie, to już ważne lub bezpieczne nie jest.

Traktujmy więc publikację w internecie wszelkiego rodzaju dokumentów i załączników jako ostateczność. Starajmy się wszystko zamieszczać bezpośrednio w treści strony internetowej, aplikacji, maila. Publikacja załącznika w jakimkolwiek formacie, zwłaszcza w PDF, powinna mieć bardzo mocne uzasadnienie. Nie może to wynikać z przyzwyczajeń lub wygody. Myślmy o tym, kto będzie z tego korzystał, a nie o nas, czyli tych, którzy to publikują. Zmieńmy perspektywę, myślmy o ludziach, którzy będą musieli to czytać, na których nam zależy, bo ich szanujemy. Myślmy o poprawieniu ich komfortu i na tej podstawie podejmujmy decyzję, czy chcemy to mieć w formacie PDF, który potencjalnie będzie generować wiele problematycznych sytuacji, czy jednak możemy przekazać tę informację w inny sposób.

Jeśli zdecydowaliśmy się zastosować format PDF, pamiętajmy, że dostępność tego pliku w przeważającej części zaczyna się w pliku źródłowym. PDF jest pochodną tego, jak ten plik jest przygotowany, bo zawsze jakiś plik źródłowy istnieje. Jeżeli nie chcemy zatrudniać dodatkowego specjalisty do spraw dostępności PDF-ów, to wymagajmy wykonywania porządnie swojej roboty przez tych wszystkich, którzy są wcześniej – grafików, redaktorów, twórców treści, korektorów, twórców składu itd. Zastanówmy się, komu ma być wygodnie – tym, którzy to tworzą, czy tym, którzy będą z tego korzystać.

Cykl: ABC Dostępności

O niektórych ludziach mawia się, że widzą drzewa, ale nie widzą lasu. Z dostępnością architektoniczną jest podobnie.

Inwestorom, zarządcom budynków, architektom wydaje się czasem, że wystarczy do budynku dodać pochylnię i potrzeby osób z niepełnosprawnością są zaspokojone. Nie jest to prawda. Różne są przecież potrzeby osób poruszających się na wózkach, niewidomych, głuchych czy z niepełnosprawnością intelektualną, ale i rodziców z małymi dziećmi, podróżnych z bagażami, kurierów z paczkami. Dlatego dostępność budynków i przestrzeni należy traktować kompleksowo, aby każdy czuł się bezpiecznie i komfortowo, korzystając z nich samodzielnie.

Z drugiej jednak strony, różne składowe dostępności służą osobom o różnych potrzebach, a dla reszty są często niezauważalne. Każda z tych składowych ma swoje zasady. Dlatego w ramach cyklu „ABC Dostępności” chcemy je rozłożyć na czynniki pierwsze. Wspólnie m.in. z ekspertami Integracja LAB tłumaczymy, komu konkretne rozwiązanie służy, gdzie powinno się je stosować, jak działa, jak powinno wyglądać oraz ile kosztuje. Opowiadamy też, jakich błędów nie popełniać przy projektowaniu i budowie lub montażu, a na przykładach prezentujemy prawidłowe jego zastosowanie.

W ramach cyklu „ABC Dostępności” pokazujemy więc drzewa, nie zapominając przy tym, że dopiero wspólnie tworzą las.

Polecamy także: